近畿第一ブロック　中村　正史

青年部で何か行事を担当することになったときには、以前の行事の資料を確認することから始める方が多いのではないだろうか。案内状、お礼状の文面、スタッフマニュアルなどの資料を作成するときに、以前のフォーマットデータが残っていれば非常にありがたい。もちろんそのまま使えるわけではないから、必要に応じて更新をしなければならないのだが。フォーマットを使うメリットは準備に漏れがないかを確認しながら、作業できることにあると思う。前回はこれで行事が行われていたのだと思うと心強いし、より分かり易く、正確な情報をプラスすることで更に良い資料を作ることができる。

ワードやエクセルでは、時々この資料を初めて作った人の名前が出てくることがある。青年部を卒業されて久しい方のお名前を見かけることもある。その都度更新されて今日まで使用され続けてきたのだろうが、これはもう会の備品と同じ、立派な財産と言える。次の担当者にもこのお宝をしっかりと引き継いでいかなければならない。

そして、残念ながらフォーマットが存在しないこともある。初めてのことを行う時はそうだ。一から資料を作るのは、時間もかかるし非常に大変なのだが、そんな時私はこう自分に言い聞かせるようにしている。頑張って作っておけば、今回だけでなくまたいつか使えるかもしれない。自分じゃなくても誰かの役に立つかもしれない。作業の得意な方が見事なアレンジを加えてくれて、とても優秀な資料に生まれ変わるかも知れない。そうなると、代々受け継がれる、フォーマットという名の財産になるかもしれないと。